Administração na prática

Saiba como escolher um software de gestão financeira para sua escola

Pense com a gente: você acha seguro que a administração de uma escola de médio ou grande porte, com mais de 150 alunos matriculados, dependa somente de planilhas do Excel? Com certeza, elas têm sua funcionalidade e podem quebrar um galho, mas cuidar de boletos, professores, aulas e estudantes de uma instituição de ensino robusta requer um bom software de gestão financeira.

É essa ferramenta que permitirá maior organização no processo de gerência da escola e que impulsionará o crescimento responsável. Por isso que, neste post, ajudaremos você a escolher o software de gestão financeira adequado para a sua escola, abordando os pontos que devem ser priorizados na hora de tomar essa decisão

Continue lendo e confira as nossas dicas!

Benefícios de um bom software de gestão financeira

Na difícil missão de administrar todos os detalhes de uma escola, é importante contar com as ferramentas certas para ajudá-lo a otimizar a gestão do seu negócio. Nesse sentido, os softwares de gestão financeira são ótimos aliados porque trazem automação ao processo, facilitando tarefas e diminuindo a incidência de erros.

Além disso, eles oferecem uma captação de dados que podem ser muito úteis para a sua escola. Informações sobre o fluxo de caixa, por exemplo, são reunidas com mais facilidade, contribuindo para análises e planejamento de ações.

No mercado, há vários sistemas disponíveis, mas nem todos atenderão às suas necessidades. Por isso é importante escolher um software que seja voltado especificamente para a gestão escolar. Com ele, você poderá automatizar processos como:

  • matrícula dos alunos;
  • geração de boletos;
  • emissão de contratos;
  • controle da inadimplência e fluxo de caixa;
  • geração de gráficos e relatórios financeiros, entre outros.

Então, antes de fazer a sua escolha, pense no que a ferramenta tem a lhe oferecer e se é realmente disso que você precisa para melhorar a gestão do seu negócio.

O que levar em conta na hora de escolher um software de gestão financeira

Avalie bem as suas necessidades e faça uma lista com todas elas. Com tudo no papel, você consegue perceber o que é realmente prioritário, o que facilitará a sua escolha de acordo com o que a ferramenta pode oferecer.

Veja, abaixo, os principais fatores que devem ser avaliados na hora de escolher o software de gestão ideal para a sua escola.

Suporte eficiente

Imagina ter algum problema com o software e não conseguir resolvê-lo pelo suporte? Você deve fugir desse tipo de situação, afinal, a ferramenta precisa ajudar, e não ser mais uma dor de cabeça no seu dia a dia já tão atarefado.

Para saber se pode confiar no suporte do sistema que está contratando, faça uma sondagem. Busque referências no mercado, procure saber quais são as escolas que a empresa fornecedora do software de gestão financeira atende e pergunte quais são as ações que ela toma para solucionar dúvidas e eventuais problemas que possam surgir com o uso do sistema. 

Testar o suporte da ferramenta é essencial para checar se o atendimento é ágil o suficiente para resolver as suas demandas. Assim, peça ajuda e veja em quanto tempo sua solicitação será resolvida para avaliar se o seu retorno foi satisfatório.

Funcionalidades oferecidas pela ferramenta

São muitas as opções de softwares oferecidas pelo mercado. Por isso, é preciso separar o joio do trigo na hora de fazer sua escolha. Cada sistema tem propostas e soluções diferentes, com recursos que podem ou não fazer a diferença na sua gestão.

É aqui que aquela listinha de necessidades entra em ação: você deve compará-la com o que o produto oferece. Se o programa não atende a todas as suas demandas e não facilitará a execução da maioria das suas tarefas, não contrate.

Reputação do fornecedor no mercado

A busca do Google é sua primeira aliada na procura por um fornecedor competente. Por lá, você selecionará os que mais se destacam, utilizando critérios como posição da empresa no buscador, bons reviews e informações de contato corretas.

O próximo passo é checar os sites de cada uma das empresas para saber há quanto tempo ela atua no mercado, se tem expertise no segmento educacional, quantos e quais clientes ela tem, entre outras informações relevantes. Depois, é só pedir materiais de apresentação de cada uma delas e compará-los, inclusive os valores.

Integração com outras ferramentas

Seu software de gestão financeira precisa estar alinhado a outras ferramentas que oferecem soluções para outras áreas (acadêmica, secretaria etc). Sem o cruzamento de informações, é possível que aumentem falhas e retrabalho. Além disso, a integração proporciona uma visão ampla da instituição em todos os seus aspectos.

Outro detalhe prático que precisa de atenção é a integração do software à nuvem. Caso contrário, será necessária uma estrutura de servidores para mantê-lo e técnicos especializados para fazer a manutenção. Com a integração à nuvem, você dispensa custos adicionais com hardware e mão de obra.

Facilidade de implementação do software

Evite dor de cabeça! Alguns sistemas são bastante complicados de instalar e exigem um longo tempo de implementação. Fuja deles, afinal, a intenção é facilitar a sua vida e a dos usuários, e não trazer mais um problema. Softwares complicados consumirão muito tempo da sua equipe com treinamento e o fluxo de demandas do dia a dia pode sair prejudicado.

A boa notícia é que já existem várias alternativas de produtos como esse em que não há necessidade de instalação e compra. Você pode pagar uma mensalidade, que normalmente varia de acordo com a quantidade de usuários do sistema na sua empresa, e o programa roda direto pela internet.

Após considerar todos esses aspectos, você estará apto para tomar uma decisão mais acertada e segura, considerando suas demandas e as especificidades do seu negócio.

Nesse processo de escolha do software de gestão financeira, é importante envolver toda a equipe gestora no processo, afinal, elas estão mais a par das necessidades do dia a dia e o do que pode ser aperfeiçoado com o novo sistema.

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