Administração na prática

Plano financeiro: entenda o que é e por que fazer na sua escola

Tempo de leitura: 6 min

Em qualquer escola, a educação deve ser prioridade. Porém, em instituições particulares, o cuidado com as práticas pedagógicas e com a formação dos estudantes também precisa ser acompanhado de um sólido plano financeiro. Afinal, gerir os recursos de forma profissional é o que vai sustentar a estrutura pedagógica da escola.

Por isso, neste texto, você vai entender com mais detalhes o que é um plano financeiro e porque ele é necessário para o bom funcionamento da sua instituição de ensino. Continue lendo!

O que é um plano financeiro?

Basicamente, é um guia que traça o planejamento estratégico necessário para alcançar os objetivos estabelecidos pelos gestores num determinado período. Ele serve para dar um norte em relação à tomada de decisões sobre novos investimentos e deve tratar de particularidades como o fluxo de caixa e o balanço patrimonial.

Além disso, o plano financeiro deve responder a algumas questões, como a previsão de lucros, o tempo de retorno do investimento inicial, o valor necessário para o capital de giro, entre outros aspectos.

Por meio dele, demonstra-se a viabilidade econômica e financeira da escola, e é possível mensurar se as ações propostas foram bem-sucedidas. Sendo assim, esse documento serve não só para os próprios gestores — que podem perceber falhas e corrigi-las —, mas também para possíveis investidores e analistas de crédito, por exemplo.

Nas escolas, ele faz parte do PPP — Projeto Político Pedagógico —, um documento de referência que deixa claro para todos os funcionários os rumos que a empresa pretende tomar.

Por que é importante estabelecer um plano financeiro?

Não se pode prever o futuro, ainda mais em tempos de economia frágil com o que estamos vivendo. Porém, podemos nos preparar para ele.  É justamente para isso que serve um plano financeiro: para traçar metas e se antecipar a possíveis contratempos que possam surgir mais para frente.

Nesse processo, é importante elencar possíveis cenários que podem ocorrer em um determinado período de tempo e como se portar diante deles. É, basicamente, como criar um “plano B”. Esse cálculo parece exagerado, mas pode poupar muita dor de cabeça futuramente.

Vamos imaginar, por exemplo, que o índice de inadimplência foi maior que o esperado, ou que o número de alunos matriculados não correspondeu às suas expectativas. Com um plano financeiro bem estruturado, é possível minimizar os danos desses contratempos.

Como realizar um planejamento financeiro eficiente?

No caso específico das escolas, a gestão financeira deve ser preditiva em vez de reativa, ou seja, é preciso garantir uma saúde financeira constante ao invés de remediar problemas. Isso porque a missão de educar não pode parar, acontece todo dia e, assim, os recursos precisam existir sempre para sustentar o bom funcionamento das ações.

Se antecipar aos cenários desfavoráveis é o que garante que o serviço que você presta não será interrompido por nenhum problema. Veja, a seguir, outros pontos importantes para um bom plano financeiro.

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Estabeleça metas

Em um negócio, você precisa saber onde quer chegar. Por exemplo: se, até 2021, você quer abrir uma nova unidade da escola, é necessário saber que ações deve tomar para captar os recursos necessários.

Nem todas elas precisam ser tão ambiciosas como no exemplo anterior. Podem ser coisas como reduzir o número de inadimplentes ou oferecer disciplinas extracurriculares. A intenção é traçar objetivos que visem a evolução da instituição de ensino.

É claro que cada tópico desse tem um custo, e é aí que entra o plano financeiro. Se você quer oferecer aulas extras, por exemplo, vai precisar gastar mais com os professores, talvez até contratar novos. Colocando tudo no papel, fica mais fácil ver o que é possível ou não de realizar.

Verifique os recursos disponíveis

Esse ponto é tão importante quanto o anterior, afinal, você precisa saber se tem dinheiro em caixa para realizar os investimentos que deseja. Aqui vai ser estabelecido, por exemplo, quanto é necessário guardar por mês para fazer aquela ampliação na estrutura física no fim do ano.

Para isso, faz-se fundamental um controle preciso das receitas e despesas. Só assim você vai saber do quanto a escola dispõe mensalmente.

Dedique-se ao controle de gastos

Como já dissemos, é preciso se ater ao que chega e ao que sai do caixa da empresa. Desde a compra dos materiais de limpeza até a manutenção da estrutura da escola precisam ser esmiuçadas. Dessa forma, você pode ver onde poderia gastar menos, economizando mais para investir naquela meta que quer alcançar.

É uma economia simples, como a aplicada nas nossas finanças pessoais, mas em um nível macro. Por isso, para ajudar a ter controle dos gastos, é bom usar planilhas ou softwares que tornem essa missão mais fácil. Esses últimos permitem que a incidência de erros no plano financeiro seja menor e trazem muita praticidade para a gestão de recursos.

Algumas dessas ferramentas também são utilizadas para emitir boletos e gerir as transações financeiras com os responsáveis dos alunos. Além de trazer mais segurança, isso ajuda bastante na captação dos dados necessários para o planejamento.

Considere até os piores cenários

Não tem jeito: na hora de criar um plano financeiro, é preciso prever catástrofes. Você vai criar planos de ação para o bom cenário, onde os resultados são acima da média ou aqueles já esperados, e também vai traçar medidas para o cenário em que a sua receita é inferior ao previsto.

Para isso, você precisa de dados como a média de estudantes matriculados nos anos anteriores, uma estimativa de quantos estudantes acha que vai receber naquele ano letivo e um cálculo das desistências.

Sabemos que nem sempre esse processo é fácil. Lidar com dinheiro requer investir em profissionais competentes e de confiança. Por isso, investir em uma assessoria especializada para auxiliá-lo nessa missão pode ser uma ótima opção. Na SZABO Assessoria, por exemplo, você pode contar com profissionais capacitados que conferem agilidade e eficácia na construção do seu plano financeiro.

Quer conhecer melhor os serviços da nossa empresa que já conta com dez anos de experiência na área de educação? Então entre em contato conosco! Será um prazer imenso atender você!

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