Cotidiano escolar

Quais são os tipos de documentos escolares e como organizá-los?

Você sabe como organizar todos os tipos de documentos escolares? De maneira geral, instituições de ensino acumulam diariamente uma quantidade considerável de registros documentais — e sem um armazenamento adequado, a papelada acaba por perder-se, dificultando bastante o bom funcionamento do local.
Sabemos que preservar a quantidade exorbitante de papéis de uma escola pode ser uma tarefa complexa, principalmente para o gestor, que precisa manter-se atento às diversas minúcias de um negócio educacional. Por esse motivo, elencamos a seguir os principais tipos de documentos escolares e apresentamos dicas práticas para você mantê-los organizados. Acompanhe agora!

Veja os principais tipos de documentos escolares

Existem registros documentais que são essenciais para a escola e, especialmente, para a vida acadêmica de alunos que desejam dar continuidade aos estudos. A seguir, listamos e explicamos a funcionalidade dos principais.

Atas em geral

As atas são documentos importantes que registram vários tipos de reuniões, por exemplo, entre o corpo docente e os responsáveis pelos alunos. Tem por objetivo listar o que foi discutido e acordado durante os encontros e, normalmente, são assinadas pelos participantes.

Projetos

Os projetos guiam as atividades que foram determinadas por uma instituição e consistem em um registro primordial para executar o que foi estabelecido de maneira certeira. Como exemplo, destacamos os projetos pedagógicos, fundamentais por nortear o processo de ensino-aprendizagem da escola.

Planos

Você provavelmente já elaborou um plano de gestão, certo? Então, sabe que ele não pode ser dispensado quando o objetivo é assegurar um bom desempenho gerencial da empresa. Afinal, ele é um sistema de organização valioso para relacionar dados e atividades durante um período letivo específico.

Existem ainda outros documentos do tipo, como o plano para captação e retenção de estudantes e o plano de contas de uma instituição.

Prestações de contas

As prestações de contas referem-se aos documentos fiscais e outros comprovantes que atestam os diversos gastos da escola. É importante armazená-los mensalmente para garantir um bom controle financeiro.

Boletins

Toda a evolução dos estudantes pode ser acompanhada por meio dos boletins. Além de registrarem o desempenho do alunado por anos, trazem informações sobre faltas e notas.

Dados referentes às matrículas

Contratos, formulários e fichas cadastrais dos alunos, além de todos os documentos que relacionam-se às matrículas do corpo discente, precisam ser guardados. Eventualmente serão solicitados para que eles consigam dar andamento aos estudos em outras instituições.

Mapa de movimento

Esse é mais um documento essencial para as instituições de ensino. Por meio do mapa de movimento, é possível consultar transferências, número de estudantes por turma e eventuais mudanças de horários das aulas, por exemplo.

Confira dicas valiosas para organizar a papelada

Agora que você já sabe quais são os tipos de documentos escolares fundamentais para o corpo discente e a instituição de ensino, é o momento de descobrir de que forma é possível armazenar adequadamente esses registros. Vamos lá?

Utilize móveis específicos

Você sabia que existem móveis específicos para o armazenamento dos registros documentais de uma escola? Saiba que esses equipamentos facilitam consideravelmente a organização e o manuseio diário dos documentos, além de preservarem de maneira segura papeladas antigas.

Então, invista em armários, gaveteiros e prateleiras específicas. Os arquivos e as caixas organizadoras também auxiliam o armazenamento. Para os documentos acessados com frequência, sugerimos o uso de bandejas.

Crie métodos de organização

Após adquirir móveis específicos, crie métodos de organização. Arquive todos os registros por data, tipo e pelo nome dos estudantes, sempre prezando pela ordem alfabética. Sugerimos que utilize etiquetas em pastas ou ainda que aposte em adesivos coloridos para localizar os papéis com facilidade.

Adote um sistema de gestão

Outra opção altamente recomendada é o sistema de gestão. Adotar a tecnologia é uma opção interessante para otimizar muitos processos diários e diminuir a burocracia em alguns setores. Ademais, destacamos a redução de gastos com papéis e com o espaço físico para armazenamento.

Aposte em digitalização

A digitalização de documentos traz muitas vantagens para as instituições de ensino. E, assim como o sistema de gestão, contribui muito para a redução de custos com impressões, cópias etc. Além disso, documentos digitalizados são cada vez mais aceitos nas fiscalizações e auditorias.

Considere a terceirização

Terceirizar a guarda e o armazenamento de vários tipos de documentos escolares também é uma alternativa bastante válida. Existem empresas especializadas nesses serviços e que oferecem soluções integradas para otimizar o espaço físico de instituições de ensino.

Saiba mais sobre o tempo de guarda dos documentos

Na verdade, não existe um tempo de guarda ideal para manter armazenados os tipos de documentos escolares ou ainda uma lei nacional que determine essa questão. Saiba que é de incumbência da instituição de ensino efetuar o gerenciamento destes registros.

No entanto, há uma política nacional estabelecida pelo Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ) intitulada como “Classificação,Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo Relativos às Atividades-meio da Administração Pública”, que apresenta diretrizes importantes para as atividades relacionadas ao armazenamento de documentos.

No arquivo, é possível conferir uma tabela que apresenta especificações sobre a guarda permanente e temporária de documentos. Veja alguns exemplos!

Guarda permanente

São registros documentais que devem ser armazenados por, no mínimo, 50 anos:

  • dados sobre matrículas;
  • atas em geral;
  • diplomas e certificados;
  • matriz curricular e suas respectivas alterações;
  • avaliações finais.

Guarda temporária

São documentos que precisam ser arquivados por cinco anos. A exemplo destacamos:

  • calendários escolares;
  • diários de classe;
  • regimentos internos;
  • planos escolares.

Neste artigo, você conferiu os principais tipos de documentos escolares que necessitam ser armazenados e conheceu dicas valiosas para mantê-los arquivados de modo eficiente. Além disso, descobriu qual o tempo de guarda ideal desses registros.

Por fim, ressaltamos que a organização destes registros documentais é uma tarefa que requer muita responsabilidade e comprometimento. Por esse motivo, sugerimos que a atividade seja destinada a poucos colaboradores para evitar problemas no futuro.

Gostou de conhecer nossas dicas sobre organização dos tipos de documentos escolares? Se você deseja aperfeiçoar os processos de sua empresa e garantir maior eficiência em atividades diárias, entre em contato com a Szabo Assessoria! Nós podemos ajudar você a tornar sua instituição destaque no mercado educacional.