Administração na prática

Confira as melhores práticas de negociação de dívidas a pagar e a receber pelas escolas!

Tempo de leitura: 7 min

Dívidas podem ser prejudiciais para as instituições de ensino em diversas formas: seja aquelas que a própria empresa contrai, seja quando os responsáveis atrasam ou deixam de realizar o pagamento das mensalidades. Uma pode interferir diretamente na outra, juntamente a outros fatores, gerando a necessidade da negociação de dívidas.

inadimplência é um dos problemas mais graves que as instituições de ensino podem enfrentar. Como a mensalidade é a principal fonte de renda da maioria das escolas, o alto índice de alunos que não estão em dia com os pagamentos pode levar a severos prejuízos na sua organização.

A negociação é um dos recursos mais utilizados para manter a saúde financeira da instituição. Ela é responsável por negociar os valores de dívidas, a fim de manter a vigência dos contratos e atender aos interesses de todas as partes.

Veja como realizar uma negociação de dívidas junto aos seus clientes e credores, de forma a minimizar os impactos sobre as contas da instituição. Boa leitura!

Quais são as principais dívidas que uma escola contrai?

Uma instituição de ensino, tal como qualquer empresa, depende de recursos humanos e materiais  para conseguir funcionar adequadamente. Afinal, sem professores, como é possível realizar o processo educacional? Sem a secretaria, como é realizada a gestão de alunos e professores?

Além disso, é necessário ter uma boa gestão do orçamento para arcar com a folha da pagamento da instituição. Sem isso, é possível perder o controle sobre os gastos realizados internamente e se torna quase  inviável acertar os salários dos profissionais — o que, eventualmente, vai desencadear o pedido de demissão dos profissionais. Com isso, as aulas na instituição ficaram prejudicadas.

Não é apenas a demissão que pode preocupar os gestores financeiros da instituição. Profissionais com salário em aberto, por exemplo, não terão condições de arcar com o transporte para trabalhar, aumentando o índice de absenteísmo. Caso ainda assim consigam comparecer, poderão estar desmotivados, prejudicando a qualidade do trabalho.

No entanto, não é esse o único ponto que pode gerar dívidas, afinal, os fornecedores também precisam ser pagos. Uma escola lida com uma série de fornecedores, tais como editoras de livros didáticos, fornecedoras de material escolar (papelarias, por exemplo), empresas do setor alimentício, entre outras. Sem elas, torna-se inviável realizar as atividades cotidianas. Como os alunos vão aprender sem o material didático ou mesmo iluminação nas salas de aula, por exemplo?

Diante da necessidade de arcar com todas essas despesas, fundamentais para o funcionamento do seu negócio, muitas vezes a instituição contrai algumas dívidas. Como essas dívidas começam?

Elas podem surgir devido a uma série de fatores, não apenas pela inadimplência. Podemos incluir nesse rol:

  • investimentos que não dão o retorno esperado;
  • falta de controle financeiro;
  • falta de planejamento de despesas.

Como a escola pode negociar suas dívidas?

Para reduzir as chances dos problemas levarem ao fechamento da escola, é fundamental que essa negociação seja feita o quanto antes junto às instituições responsáveis.

É fundamental avaliar a situação orçamentária do negócio, para que seja realizado o acordo segundo as possibilidades de pagamento da instituição. Caso contrário, pode virar um efeito cascata.

Como funciona o aspecto legal sobre dívidas geradas em relação aos estudantes?

Como falamos acima, um dos principais conflitos de instituições de ensino privadas diz respeito à inadimplência dos estudantes em relação à mensalidade. Infelizmente essa é uma realidade comum — atinge quase 10% dos estudantes da rede privada, segundo a Confederação Nacional dos Estabelecimentos de Ensino (Confenen).

Como as instituições de ensino devem proceder sobre esses casos? De que forma a legislação respalda as empresas em relação a essa questão? O que pode ser feito?

A primeira medida a ser tomada é tentar renegociar a dívida com os responsáveis pelos alunos. Uma conversa franca e sincera sobre a situação é uma boa forma de entender o que está acontecendo e oferecer a melhor solução para todos.

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Não há um padrão a ser estabelecido nesse tipo de situação, mas na maioria dos casos, a instituição faz uma avaliação do perfil do aluno e realiza uma proposta para os responsáveis — seja para amortizar a dívida, seja para oferecer bolsas de estudo parciais. É fundamental que a direção da escola priorize o bom senso nesse tipo de situação.

Além disso, é preciso levar em consideração as parcelas do período seguinte no ato da renegociação, para que o valor do pagamento da dívida e das mensalidades também não sobrecarregue os responsáveis. Assim, é fundamental analisar e pensar o acordo no longo prazo.

É fundamental que, no ato da negociação, os colaboradores conversem com os responsáveis, ouvindo as razões pelas quais o atraso no pagamento ocorreu. Isso acontece, muitas vezes, por infortúnios que ocorrem na vida (perda de emprego, morte, doenças, entre outros), ou seja, por questões fora de controle da pessoa responsável pelo acerto da mensalidade. Essa escuta empática auxiliará a identificar a melhor solução para todos.

Legalmente o aluno não pode sofrer qualquer tipo de constrangimento pelo fato da mensalidade estar atrasada. Dessa forma, não é possível suspender provas escolares, reter documentos ou aplicar sanções devido à inadimplência.

Caso a situação não se resolva, a escola pode, ao final do contrato do ano letivo, se negar a renovar a matrícula. No entanto, a instituição não pode expulsar o aluno ou se negar a cumprir a sua parte no contrato de prestação de serviços educacionais até que o ano termine.

Tenha consciência de que a inadimplência dificilmente será eliminada, sendo fundamental que a gestão escolar mantenha os esforços para mantê-la sobre controle. 

Como fazer a negociação de dívidas com a instituição?

A negociação é o melhor procedimento para que a instituição consiga entender o que está acontecendo com os responsáveis e encontrar formas para melhorar o seu fluxo de caixa diante da situação. 

Antes de entrar em contato com os responsáveis, é fundamental que a instituição tenha pleno conhecimento do seu plano financeiro, do fluxo de caixa e do capital de giro. Afinal, como identificar até que ponto os valores podem ser negociados se você não souber o quanto pode comprometer o pagamento das dívidas internas da instituição?

Deve ser observado o número de inadimplentes, há quanto tempo as contas estão atrasadas e a situação de cada aluno na instituição. Essas informações são fundamentais para identificar quem serão os primeiros abordados e qual será a linha de negociação da empresa.

Esse trabalho deve ser realizado pelas equipes financeiras, que levantarão os dados e farão a análise minuciosa da situação. Para auxiliar os colaboradores, a instituição pode contar com um software de gestão financeira para instituições de ensino.

Focadas nesse tipo de negócio, as soluções indicam até que ponto é possível chegar nas negociações, o momento certo de entrar em contato, entre outras questões fundamentais para uma saúde financeira da organização e que serão de grande ajuda para os times da área financeira.

A partir disso, os gestores devem entrar em contato com os responsáveis. É importante se informar antes com um advogado sobre a abordagem que deve ser feita. Caso alguma ação seja tomada erroneamente, isso pode desencadear até mesmo um processo por constrangimento.

A abordagem deve ser aberta, de forma a ouvir também o que os responsáveis têm a dizer, afinal, em muito dos casos a situação é pontual, e com diálogo é possível conseguir a melhor solução para as partes envolvidas.

Fazer a negociação de dívidas é fundamental para que a instituição não tenha suas contas comprometidas, sendo capaz de arcar com suas despesas e não sendo necessário apelar para recursos mais delicados, como empréstimos e financiamentos.

A inadimplência e problemas de desperdício de recursos podem causar severas crises financeiras na sua instituição de ensino quando não identificados no momento certo. Se isso ocorrer, o que fazer? Uma das formas é aplicar o método Turnaround para “virar o jogo” do seu negócio. Conheça esse método e tire a sua instituição da crise!

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