Administração na prática Captação de alunos

Descubra como fazer uma gestão financeira eficiente na sua escola

No ambiente das instituições escolares, o objetivo primordial é proporcionar um ensino de qualidade, desenvolvendo aspectos sociais, cívicos, analíticos e críticos no intelecto dos alunos. Para isso, é fundamental executar estratégias pedagógicas eficazes e saber como gerenciar os recursos financeiros da escola da melhor forma.

Assim, ao implementar um método de ensino, é preciso preocupar-se em captar e saber como administrar o dinheiro. Por isso, é tarefa do gestor escolar monitorar e administrar o orçamento, que é uma parte primordial de toda e qualquer empresa, evitando que ocorra uma crise.

Está em dúvida sobre quais estratégias você deve colocar em prática na sua instituição? Então, confira neste post um guia completo para entender como gerenciar os recursos financeiros da escola e realizar uma gestão financeira de excelência. Acompanhe!

Entenda a importância da gestão financeira para as escolas

Quando se compreende os aspectos financeiros, é possível realizar um raio X de todo o sistema administrativo. Isso permite estruturar custos antecipadamente e avaliar possibilidades de investimento com eficiência e agilidade.

Sem dúvidas, para que uma instituição de ensino desenvolva meios para manter a qualidade pedagógica e um bom desempenho dos estudantes, é fundamental obter uma gestão financeira otimizada e competente, a fim de atender às principais demandas da comunidade escolar.

Essa ação pode evitar uma série de problemas relacionados ao capital de giro, como a ocorrência de redução nas matrículas, inadimplências no pagamento das mensalidades, aumento das despesas, entre outros. Por isso, é fundamental realizar um monitoramento do controle financeiro e do planejamento orçamentário, contando com dados precisos e seguros, a fim de que todas as decisões sejam tomadas pelo gestor da melhor forma.

Ao compreender todos os aspectos do plano de custos da instituição, é possível definir em quais setores investir os recursos de forma eficiente. Isso requer bastante planejamento e um mapeamento rigoroso das necessidades da instituição.

Assim, deve-se definir quais são os gastos prioritários e mais recorrentes, como a compra de equipamentos ou execução de reformas ou manutenções. O controle do fluxo de caixa é essencial para gerenciar os valores e, inclusive, o que entra e sai do orçamento da escola.

Descubra como gerenciar os recursos financeiros da escola

A escola, para além da responsabilidade com o aprendizado dos estudantes, é uma empresa. Sendo assim, uma boa gestão é fundamental para que os recursos financeiros sejam captados e aplicados de forma a atender aos interesses e necessidades do negócio.

Todo e qualquer aspecto que impacte o orçamento deve ser levado em consideração. Isso inclui o monitoramento regular do controle do capital e das demandas que surgem no dia a dia escolar. O gestor, nesse caso, deve corrigir o que não vai bem e aprimorar, cada vez mais, o que apresenta bons resultados.

Para realizar uma gestão eficiente e efetiva das contas, é fundamental envolver os processos de planejamento dos recursos, a fim de atingir os objetivos levantados pela escola. Para isso, acompanhe a seguir algumas dicas que servirão para auxiliar na correta utilização do patrimônio e na manutenção da saúde financeira da sua instituição de ensino. Confira!

Elabore um Projeto Político-Pedagógico — PPP

O PPP — Projeto Político-Pedagógico — tem como objetivo incentivar o desenvolvimento de normas e instruções escolares pela gestão participativa interna. Ele é realizado pelo próprio corpo diretor das escolas, acompanhado pelos educadores e demais funcionários.

O PPP foi criado no Brasil na década de 80, com a redemocratização do país. Segundo a Lei de Diretrizes e Bases da Educação Nacional — nos artigos 12 a 14 —, é garantida à escola a liberdade de aplicação do seu projeto. Ele deve ser elaborado com base nos encontros de conselhos escolares e reuniões pedagógicas e institucionais.

Com o projeto, elabora-se uma espécie de planejamento estratégico. O guia auxiliará em todos os processos administrativos escolares. Dessa forma, servirá de apoio na condução das atividades, metas e diretrizes ao longo do ano.

No aspecto financeiro, esse projeto apresenta vantagens como:

  • avaliação para prever a alocação dos investimentos;
  • análise das receitas anuais da escola;
  • realização do levantamento orçamentário — correspondente às demandas;
  • gerenciamento eficiente dos setores da instituição escolar.

Estabeleça uma cultura de combate ao desperdício

As despesas que têm menor peso na estrutura de custos também devem ser monitoradas com atenção. Muitas vezes, são gastos que se multiplicam e aumentam de proporção, causando dificuldades financeiras em médio e longo prazo.

Portanto, analise a viabilidade de reduzir desperdícios nos seguintes itens:

  • troca de equipamentos e mobiliários;
  • equipamentos que consomem eletricidade, mesmo quando desligados e apenas conectados à fonte de energia (como computadores, impressoras e projetores);
  • materiais de escritório;
  • produtos de limpeza e conservação do espaço físico;
  • custos de planejamento e criação de eventos.

Além de reduzir gastos que podem pesar no bolso ao longo do ano letivo, o administrador conseguirá instituir o hábito, em todos os colaboradores, de otimizar os recursos disponíveis. Com ações constantes, é possível criar e manter uma cultura de responsabilidade e zelo pelos itens utilizados no dia a dia do trabalho.

É importante ressaltar, ainda, que as decisões devem ser tomadas com base não apenas no aspecto financeiro, mas também em relação à qualidade do serviço prestado, o que requer envolvimento dos demais membros da equipe.

Utilize sistemas e softwares para simplificar o gerenciamento

Você ainda realiza a gestão financeira da escola com caneta e papel? Pode até dar certo para um gestor organizado. Porém, existem maneiras de simplificar as tarefas e economizar tempo.

Para isso, procure colocar as informações financeiras em planilhas eletrônicas — no Excel, por exemplo. Essas planilhas apresentam diversas funções, como produção de gráficos e cálculos matemáticos e estatísticos diversos. Portanto, auxiliam na interpretação dos dados gerados.

Outra opção são os aplicativos de gerenciamento. Eles são acessíveis pelo celular e simples de utilizar, podendo ajudar em setores que geram dados financeiros com frequência, como o fluxo de caixa.

Ao utilizar esse tipo de plataforma, é possível otimizar o tempo despendido pela equipe e alocar o capital humano para outras funções, como a melhoria da interação com os estudantes e seus responsáveis. Além disso, contando com a automação, evita-se problemas relacionados ao gerenciamento das cobranças, o que é extremamente prejudicial para a saúde financeira do negócio.

Organize o fluxo de caixa

O fluxo de caixa diz respeito aos registros de entrada e saída do dinheiro da instituição escolar. Com ele, é possível analisar e obter um maior controle do financeiro, a fim de verificar se existem desequilíbrios nas contas para, posteriormente, tomar providências.

É essencial ter todas as informações organizadas e atualizadas diariamente. Nesse caso, a tesouraria tem a responsabilidade de abrir e fechar o caixa e iniciar a movimentação, registrando desde os pagamentos das mensalidades até as compras de materiais necessários para a escola.

Isso ajudará a reduzir gastos e ter um panorama geral de tudo o que a instituição precisa para funcionar de forma a atender os objetivos da comunidade escolar. Uma vez organizado, é possível prever os próximos passos da empresa e se existe a possibilidade de investimentos futuros. Além disso, é necessário:

  • projetar a receita total a partir do número de estudantes matriculados;
  • atualizar a projeção apenas quando ocorrerem novas matrículas ou desistências;
  • inserir valores referentes a novos investimentos, inclusive, para os que já estão programados pela gestão;
  • estipular um orçamento para eventuais emergências ou manutenções de rotina.

Identifique as inadimplências

A inadimplência é um problema comum para diversas instituições de ensino, sendo considerada o principal fator que leva ao fechamento de uma escola. Nesse caso, manter um bom controle dos recursos financeiros é vital para o funcionamento do fluxo de caixa e, também, para a oferta de uma educação de qualidade.

Em busca de solucionar a situação, pode-se oferecer negociações aos devedores recorrentes e, ainda, solicitar o pagamento adiantado das parcelas, por meio de lembretes via mensagem de texto, ligações automatizadas ou e-mails. O mais importante, nesse caso, é analisar o cenário e evitar chegar a um estágio que interfira nas contas da instituição.

Outra tática é oferecer descontos para quem pode pagar antes da data de vencimento, principalmente para evitar atrasos na quitação e conseguir ter um controle mais efetivo dos recebimentos. Pode-se utilizar, ainda, um sistema de gerenciamento para emitir os boletos, o que agiliza o processo de cobrança.

Outro ponto importante é a educação financeira dos clientes, que devem estar conscientes de que qualquer falha nos pagamentos pode atrapalhar o bom serviço da gestão escolar. Lembre-se de que é necessário considerar o contexto por trás dos atrasos, portanto, seja compreensivo com cada caso e, se possível, emita antecipadamente alguns alertas aos responsáveis para evitar esse tipo de problema.

Tenha um controle rígido sobre todos os gastos

Definir as prioridades para atender a comunidade escolar deve ser o primeiro passo da gestão financeira. Assim, é necessário escolher um método eficaz para analisar, de modo geral, toda a situação da instituição, por meio da observação dos processos e dos serviços dos setores, sem que a qualidade do ensino seja prejudicada.

Com isso, é possível obter ganhos e reduzir os gastos desnecessários, remanejando os investimentos e implementando mudanças favoráveis para a escola. No entanto, é fundamental ter um controle rígido sobre as contas e realizar, diariamente, a análise do fluxo de caixa, de forma que não faltem recursos para cumprir com os compromissos orçamentários.

A gestão financeira também precisa colocar na ponta do lápis todas as despesas relativas aos funcionários, como o valor dos salários, encargos, pagamento do 13º, férias, demissões etc. Existem, ainda, algumas exigências relativas à legislação trabalhista que demandam um planejamento responsivo dos custos que os colaboradores representam para a escola.

Se a instituição tem o objetivo de crescer, por exemplo, deve-se averiguar como essa meta impactará na contratação ou, até mesmo, na necessidade de maior qualificação dos profissionais. Para isso, a gestão deve prever os gastos relativos ao reajuste anual dos salários, plano de saúde e odontológico, alimentação, entre outros.

Outro ponto, ainda, é honrar com o pagamento dos fornecedores e possíveis empréstimos, evitando o surgimento de juros e multas. O ideal, nesse caso, é manter as planilhas atualizadas e garantir a quitação das dívidas para que não surjam despesas não planejadas para o setor financeiro.

O papel do gestor é importante e sua função nas instituições não é simples. Portanto, procure realizar e acompanhar as tarefas administrativo-financeiras com atenção e dedicação. Se houver dúvidas ou dificuldades na implementação, busque aconselhamento com empresas e consultorias especializadas para saber como gerenciar os recursos financeiros da escola da melhor forma.

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