Administração na prática

Gestão de projetos: 6 erros mais comuns em instituições de ensino!

Realizar a gestão de projetos em uma instituição de ensino é um verdadeiro desafio, não é mesmo? Implementar mudanças demanda um grande esforço para promover serviços de qualidade e que realmente atendam às necessidades de aprendizagem dos estudantes e de inserção de mudanças na escola.

Dirigir projetos em colégios exige muito conhecimento e um trabalho sólido e efetivo por parte das equipes. Porém, diante desse contexto, muitos gestores cometem erros que podem comprometer seus resultados.

Quer saber quais são essas falhas para evitá-las na sua instituição escolar? Confira o nosso post e saiba mais sobre o tema!

Qual a importância de uma boa gestão de projetos nas instituições de ensino?

Em uma instituição educativa, muitos projetos são realizados para promover mais qualidade no ensino e para possibilitar mudanças na escola. É fundamental empreender esforços para executar bem os processos e facilitar o desempenho das atividades.

Os projetos dinamizam o aprendizado e promovem um processo de ensino e troca de conhecimentos que é edificante para os estudantes. Por meio de exemplos e vivências transformadoras, é possível construir um sistema de aprendizagem dinâmico e construtivo.

 Além disso, os projetos também se mostram como elementos de importância estratégica para melhorar o trabalho de professores e de outros funcionários. Eles ajudam na implementação de inovações e na redefinição e melhoria de procedimentos institucionais.

Quais os principais erros cometidos em gestão de projetos?

Há vários erros que podem ser cometidos em gestão de projetos nas instituições de ensino. Acompanhe o conteúdo a seguir e entenda mais sobre o tema!

1. Falta de planejamento

Muitas vezes, os projetos não apresentam os resultados desejados porque se dedicou pouco tempo e atenção para a realização de planejamentos. Antes de iniciar qualquer atividade como essa na instituição de ensino, é fundamental realizar reuniões com a equipe a fim de definir o que se deseja alcançar através dela e o que é necessário para que isso ocorra.

Na elaboração dos planos é possível delimitar objetivos, estabelecer os passos necessários em cada etapa e compreender quais são as práticas demandadas em cada fase do projeto. Nesse momento, é importante também distribuir as tarefas entre os membros da equipe, definir prazos, desenvolver escalas de prioridade e formular mecanismos de avaliação e feedback.

Sem o planejamento, o projeto não se concretiza e as ações são realizadas de forma desordenada. Assim, os erros e o retrabalho ficam muito recorrentes.

2. Comunicação deficitária

Uma comunicação deficiente traz uma série de problemas para a realização de projetos em instituições de ensino. Se a informação não é compartilhada com efetividade, várias falhas começam a ocorrer.

Por melhor que esteja o planejamento do projeto, sem mecanismos adequados de comunicação surgem entraves e falhas no trabalho. Os diferentes membros da equipe podem não conseguir cooperar por falta de informações adequadas sobre as tarefas que cabem para cada um.

Promover uma boa troca de informações entre as equipes é fundamental para alcançar melhores resultados e minimizar falhas e erros. Para isso, recorrer a ferramentas tecnológicas como aplicativos de troca de mensagens e compartilhamento de arquivos, e padronizar a comunicação pode ser uma boa estratégia.

3. Gerenciamento ineficiente de riscos

Um grande erro cometido por muitos gestores de projetos é não fazer o mapeamento dos riscos do empreendimento. Sem esse estudo prévio, as atividades ficam suscetíveis a problemas e sem o devido preparo para o enfrentamento de adversidades.

Todo projeto possui riscos e a melhor postura diante disso é a prevenção. Sendo assim, é importante delimitar quais sãos as dificuldades que podem ocorrer e prejudicar o trabalho, seja com atrasos, diminuição da qualidade ou inviabilização da execução do projeto. Estabeleça uma escala de probabilidade para esses acontecimentos e registre também qual impacto uma ocorrência pode gerar.

Uma ótima proposta é promover uma reunião de todo o grupo de trabalho para identificar e classificar os riscos. Com mais profissionais participando dessa elaboração, é mais fácil encontrar as principais ameaças e desenvolver planos de enfrentamento.

4. Falta de uso de tecnologia

Muitas instituições de ensino permanecem enrijecidas em metodologias antigas, sem aproveitar os potenciais da tecnologia atual. Isso acaba trazendo resultados ruins para os projetos, tornando o trabalho lento e dificultando os processos operacionais.

Com as tecnologias adequadas você pode otimizar a comunicação, simplificar o compartilhamento de arquivos e melhorar a integração da equipe. Muitos obstáculos naturais na realização de um projeto podem ser contornados com o apoio de recursos tecnológicos como aplicativos, softwares de gestão de tarefas, sistema de compartilhamento em nuvem e as ferramentas online do Google.

5. Desconsideração da opinião de professores e outros profissionais

Não levar em consideração as opiniões dos professores e de outros profissionais pode gerar muitos prejuízos para o projeto. Eles são parte importante da equipe e são também responsáveis pela concretização das ações planejadas. Se as práticas são modeladas sem o apoio do time, pode haver rejeição das propostas, além de conflitos para a execução das ações.

Um projeto em uma instituição escolar não pode ser conduzido por uma única pessoa. Por mais instrução e capacitação que o gestor tenha, é fundamental que o projeto seja construído com o compartilhamento de visões e conhecimentos.

Os professores e demais funcionários possuem conhecimento das especificidades das suas áreas que não são partilhados pelo gestor de projetos. Assim, eles possuem saberes que são úteis para a definição do escopo e dos objetivos do projeto. Considerar as ideias dos outros profissionais ajuda na elaboração de melhores estratégias, na previsão de problemas e na construção de um trabalho colaborativo.

6. Falta de conhecimento da hora certa de procurar ajuda especializada

Procurar uma consultoria especializada na gestão de projetos pode ser uma ótima alternativa para melhorar a qualidade do trabalho e evitar erros prejuízos. Profissionais preparados e experientes podem fornecer diversas informações úteis, complementando as propostas com amplos conhecimentos na área de gerenciamento.

Muitos líderes educacionais possuem dificuldades em identificar o momento certo de buscar o apoio de consultores. A verdade é que o ideal é já no início do planejamento, ao invés de esperar as dificuldades surgirem e aumentarem como uma bola de neve.

É comum que diretores de escolas detenham muitos conhecimentos sobre a área escolar, mas poucos saberes sobre gestão. Com a concorrência dos grandes grupos educacionais, ter entendimento sobre gerenciamento é fundamental para garantir melhores resultados nos projetos da escola.

Dirigir projetos nas instituições de ensino é importante para promover uma transmissão de conhecimentos de forma dinâmica e efetiva e para inserir inovações na escola. Para garantir melhores resultados nos empreendimentos do colégio, é fundamental evitar os erros que nós citamos ao longo deste artigo.

Apostar em tecnologias, incentivar a participação dos outros funcionários, planejar bem, mapear riscos e otimizar a comunicação são alguns dos passos fundamentais para garantir o sucesso do projeto. Uma alternativa que gera resultados muito positivos é contar com os serviços de uma consultoria especializada para promover uma gestão sólida e construtiva.

E então? Gostou de conhecer os 6 erros que você deve evitar na gestão de projetos em uma instituição de ensino? Aproveite e entre em contato com a nossa empresa!