Administração na prática

Gestão de fornecedores em escolas: veja como melhorar!

Uma boa gestão de fornecedores nas escolas se inicia com uma relação clara, de confiança e parceria entre as partes. No entanto, embasar-se unicamente no fator confiança e esperar que o outro tenha a mesma postura que a sua administração, além de um comprometimento adequado, não traz garantia de prazos e cumprimentos dos processos internos. 

Foi pensando nisso que elaboramos este post, para que você tenha contato com algumas dicas eficientes, que podem melhorar a gestão de fornecedores em sua instituição. Boa leitura!

Tenha organização nos processos internos

Mesmo que o fornecedor contratado para a sua escola seja muito bom no que faz e apresente produtos de qualidade, as políticas internas de suas instituições podem ser diferentes.

Caso contrário, ainda que haja pontualidade por parte do seu fornecedor, ele pode não atender determinadas exigências inerentes à sua rotina, simplesmente por falta de ajustes de processos, prejudicando o planejamento traçado pela sua administração.

Por isso, não pule a etapa de definição de processos e ofereça treinamento para sua equipe lidar bem com os fornecedores. 

Elabore um planejamento

O planejamento é a base para o sucesso de qualquer atividade. É por meio dele que as pessoas são norteadas em suas demandas, principalmente visando alcançar os objetivos traçados. 

Como se trata da gestão de fornecedores, é essencial deixar com que ele esteja a par das metas que você e sua instituição desejam atingir e qual é o papel dele nesse processo.

É comum encontrarmos gestores que se preocupam apenas com a execução e acabam dedicando, consequentemente, pouco tempo para o planejamento.  No entanto, quando ele é bem trabalhado e com os detalhes bem definidos, os riscos são pontuados de maneira mais clara, exigindo menos tempo para realizar as tarefas e impactando, inclusive, nos custos. 

Um bom planejamento vai permitir com que você não feche com nenhum tipo de fornecedor que possa colocar a sua escola e os seus alunos em risco. Além disso, vai ter a chance de atestar a qualidade dos produtos que eles oferecem. 

No caso de um playground para a educação infantil e fundamental, por exemplo, é essencial definir previamente quais os equipamentos e fornecedores adequados, levando em consideração a idade e peso das crianças, a fim de evitar acidentes e suas consequências. 

Tenha sempre em mente que a qualidade das contratações vai determinar a maneira como a sua escola é percebida. A partir disso, vale a pena dedicar um tempo especial para esse planejamento, visando sempre a escolha de bons fornecedores. 

Construa uma relação de parceria

Os fornecedores de sua escola podem ser excelentes aliados para que ela alcance os resultados almejados. Para isso, é essencial que você estabeleça uma relação de reciprocidade, em que ambas as partes possam se beneficiar com o trabalho prestado.

Como é a sua gestão que vai estabelecer as premissas iniciais da negociação, assuma uma postura mais colaborativa, minimizando e reconhecendo as possíveis falhas e não atribuindo unicamente a culpa do mau funcionamento da atividade ao seu parceiro e fornecedor. 

Além disso, saiba sempre se o fornecedor contratado têm valores compatíveis com os da sua instituição. Contar com uma empresa que preza pela ética e segurança pode ser um diferencial e tanto para a sua escola, não é verdade?  

Apesar de ser uma medida simples, trará mais coerência para o seu negócio.   

Monitore os custos

Os custos são considerados a parte mais delicada de uma gestão, principalmente se houver a necessidade de reduzi-los. Em uma gestão de fornecedores, é preciso constantemente avaliar quais preços estão sendo praticados e se eles estão de acordo com o mercado e a qualidade do produto, e se eles são compatíveis com a realidade de sua escola. 

Mantenha o foco no fato de que quanto mais aquela operação custar, menor será a lucratividade. No entanto, é necessário considerar o custo-benefício. Avalie se um preço menor não vai impactar na qualidade do serviço oferecido e nem afetar diretamente a satisfação dos responsáveis. 

Alguns gestores de escolas pensam que o melhor fornecedor, necessariamente, será o mais caro. Mas esse é um verdadeiro engano! Ao pesquisar sobre preços, você vai perceber que existem aqueles com qualidade até mesmo superior e preços mais competitivos. 

Para isso, tenha uma lista sempre atualizada — essa simples medida pode representar uma economia considerável e sem comprometer o resultado. Encontrou um fornecedor de tintas de copiadoras mais em conta e que oferece, ainda, mais durabilidade? Acrescente na planilha! Assim, vai evitar com que na próxima compra você esqueça desse detalhe. 

Por fim, não esqueça de fazer contrapropostas visando garantir condições melhores. Faça três orçamentos do mesmo produto e, caso você conheça a qualidade superior de um desses fornecedores mas que o preço está acima do mercado, tente negociar! 

Compartilhe informações

A agilidade é algo fundamental para conseguir sair na frente e poder se destacar entre os concorrentes. Em uma gestão de fornecedores, ela ainda proporciona um grande diferencial, principalmente situações críticas e que necessitam de rápidas soluções. 

Para que o fornecedor possa, de fato, contribuir de maneira válida, o compartilhamento das informações precisa ser feito em um tempo hábil. De quanto em quanto tempo a sua instituição costuma precisar de materiais de impressão? Tenha essa ideia clara e transmita essa informação ao seu fornecedor antes mesmo que os materiais acabem, uma vez que são essenciais para a escola. 

Monitore indicadores de desempenho 

Os indicadores de desempenho são uma excelente maneira de acompanhar os resultados dos processos, além de identificar em quais pontos as falhas podem ocorrer e o quanto vão prejudicar o atingimento das metas. 

Em uma gestão de fornecedores, é importante acompanhar diversos indicadores, como: 

  • custos; 
  • índice de não conformidade (atrasos na entrega, produtos com defeito ou fora das especificações, etc); 
  • nível de serviço; 
  • entre outros. 

Para estimular um melhor desempenho, é válido adotar políticas de ônus ou de benefícios. Caso alguns fatores que sejam acordados anteriormente entre a escola e o fornecedor não sejam cumpridos, podem ser aplicadas penalidades previstas contratualmente. No entanto, é preciso também criar maneiras de reconhecer e beneficiar os parceiros sempre que houver um desempenho considerado satisfatório. 

Com o objetivo de que essas análises sejam de fato eficazes no monitoramento e fornecimento de informações, é essencial estabelecer métricas que estejam de acordo com as principais necessidades e com as estratégias pré-definidas. 

Uma dica prática para que esses indicadores não sejam um problema na sua gestão de fornecedores é contar com a experiência prévia de outros clientes. Afinal, a indicação de alguém que já teve contato com essa empresa é uma das maneiras de  atestar a qualidade dos produtos e serviços oferecidos. 

Se não conhecer ninguém que tenha uma indicação desse tipo, considere o portfólio de serviços. Assim, você vai saber o que aquele negócio já ofereceu para outras instituições e se vai atender às suas necessidades. 

Conte com o apoio de uma assessoria

Uma assessoria para a gestão escolar é uma maneira eficiente de analisar o negócio de maneira crítica e profunda. Como os profissionais vão observar todos os processos considerando seus conhecimentos no mercado, a gestão de fornecedores é um aspecto a ser analisado e orientado.

Eles encontram detalhes que podem passar despercebidos por quem faz parte do ramo há muito tempo, aplicando novas ideias e dicas, além de adequá-las ao que há mais recente. 

Por meio dela, é possível sempre estabelecer mudanças, organizar melhorias, repensar a gestão e realizar um mapeamento completo dos processos, decidindo quais são as modificações necessárias à gestão de fornecedores. 

Além disso, a assessoria vai proporcionar a otimização de processos internos da escola, avaliar os pontos de desperdício e identificar quais são as maneiras para reduzir custos sem prejudicar a qualidade do trabalho oferecido pelos fornecedores. 

Ao ler este conteúdo, você pôde ter contato com dicas de como melhorar a gestão dos fornecedores em sua escola. Eles são essenciais para o bom funcionamento do seu negócio e é necessário estar atento a esses pontos para que não a sua administração não seja prejudicada. 

Caso tenha se interessado pelo o assunto, entre em contato conosco! A Szabo é uma empresa que tem como objetivo aliar a gestão empresarial à experiência completa no ramo de educação, focando nos resultados de sua instituição sem esquecer o mercado.