Cotidiano escolar

Como organizar a secretaria escolar? Veja 6 dicas!

Entender como organizar a secretaria escolar pode, muitas vezes, parecer uma tarefa complexa. Na verdade, é possível desenvolver meios para que esse setor funcione de forma eficaz ao longo de todo o ano letivo.

Por exemplo, todas as questões e documentos relativos ao registro dos estudantes, professores e funcionários, bem como os trâmites administrativos, normalmente são mantidos na secretaria. Por esse motivo, os gestores devem traçar um planejamento de modo a otimizar as informações do cotidiano, possibilitando um ganho de tempo na rotina e no atendimento da comunidade escolar.

Pensando nisso, preparamos algumas dicas para que os gestores entendam como organizar a secretaria escolar da melhor forma. Acompanhe o conteúdo! 

Entenda a importância de organizar a secretaria da escola

A secretaria escolar é o setor responsável por realizar a manutenção dos registros, arquivos e documentação dos alunos, educadores e colaboradores. Também presta serviços sobre todas as demandas administrativas que dizem respeito ao desenvolvimento do processo de ensino. 

Isso explica a importância do setor ser apresentável e organizado, uma vez que a secretaria costuma ser o primeiro lugar que os responsáveis pelos alunos visitam na escola. É interessante contar com equipamentos adequados e modernos, possibilitando o devido acolhimento das questões burocráticas e, principalmente, do processo de aprendizagem.

Geralmente, os colaboradores da secretaria acumulam diversas funções e responsabilidades, sendo comum que a desorganização ocorra em algum momento. Contudo, isso pode acabar refletindo negativamente em todos os outros núcleos escolares. Sendo assim, é imprescindível contar com uma equipe qualificada, que consiga manter a organização em todos os âmbitos.

Como são muitos os documentos importantes a serem geridos, é preciso colocar certas tarefas como prioridade. E, nesse sentido, é essencial que o setor reflita a filosofia do trabalho e do projeto pedagógico da instituição de ensino.

Confira 6 dicas para aprender como organizar a secretaria escolar

Com o objetivo de oferecer um serviço de qualidade aos alunos e seus responsáveis, torna-se fundamental que a escola tenha um bom apoio administrativo, pedagógico e comercial  sendo que todas essas tarefas são de responsabilidade da secretaria.

Entretanto, os gestores escolares podem acabar sentindo-se perdidos diante das inúmeras demandas cotidianas, esquecendo de colocar como prioridade a organização dos processos da instituição de ensino para que ela seja realmente eficiente no atendimento ao público.

Para garantir que a secretaria escolar realize os seus serviços com bons resultados, há algumas ações e estratégias interessantes, que podem fazer toda a diferença. Veja só: 

1. Categorize os documentos

É imprescindível selecionar uma forma otimizada de categorização dos documentos estudantis. Para isso, os colaboradores podem organizar os históricos, boletins, estatutos, relatórios etc., por tipo, ordem alfabética e data.

Assim, o setor deve ser capacitado e treinado para manter uma comunicação fluida e agradável entre os funcionários, de modo que seja possível chegar a um método positivo para a rotina de trabalho de todos os envolvidos.

Para que a categorização dos arquivos possa ser feita de forma otimizada, é interessante, também, utilizar marcadores coloridos que auxiliem na busca dos documentos. Assim, fica a critério da equipe escolar estipular algumas cores e tags fáceis de serem entendidas por todos os funcionários do setor.

Pode-se utilizar, por exemplo, a cor vermelha para os assuntos mais urgentes e importantes, o amarelo para identificar as matrículas e a cor verde para os pagamentos. Lembre-se de que todos os colaboradores da secretaria devem ter acesso ao método utilizado, promovendo o alinhamento dos processos internos.

2. Invista em tecnologia

Existem diversas opções de ferramentas que auxiliam o cotidiano escolar. Dessa forma, a tecnologia pode ser uma solução realmente eficaz para a organização da secretaria escolar, fazendo com que a instituição atinja o diferencial de um bom gerenciamento.

Por exemplo, existem os softwares de gestão estratégica, responsáveis por lidar com as matrículas e com a administração dos horários, além de oferecer apoio às questões mais burocráticas, como o controle de gastos, folhas de pagamento, entre outros.

3. Providencie um espaço adequado para guardar papéis indispensáveis

No momento de classificar os documentos, é importante considerar quais são as principais necessidades da escola. Para isso, deve-se providenciar um espaço adequado para que os papéis indispensáveis possam ser armazenados de forma acessível e segura.

É interessante contar, por exemplo, com uma mobília de apoio exclusiva para o setor, como gaveteiros, armários e prateleiras para guardar os papéis. Com isso, fica mais simples encontrar rapidamente os documentos, evitando que ocorram perdas ou extravios. 

4. Analise os prazos de guarda dos documentos na escola

Os funcionários devem ter atenção em relação ao período de vigência e prazo de guarda dos documentos na escola, a fim de que não gere uma acumulação no arquivo da secretaria. A maioria pode ser descartada após um certo tempo, enquanto outros precisam ser mantidos permanentemente na instituição de ensino.

O histórico escolar, por exemplo, deve ser armazenado por cinco anos após o rompimento do vínculo estudantil. Já as contas de água, luz, entre outros serviços essenciais, também precisam ser guardados pelo mesmo prazo. De qualquer forma, deve-se conferir as recomendações específicas para cada tipo de documento.

5. Conserve a organização

Criar uma cultura de organização do espaço físico é fundamental, já que o hábito conserva a secretaria em ordem. Assim, os colaboradores devem ser treinados e capacitados para manter os documentos em locais estipulados após uma consulta ou verificação, por exemplo.

Isso pode ser aplicado, também, em relação às cobranças, devolução de materiais, descarte ou armazenamento de papéis desnecessários, entre outros. O mais importante, no entanto, é manter o setor sempre arrumado para que as tarefas administrativas sejam cumpridas com tranquilidade e sem erros.

6. Digitalize os dados escolares

Por fim, é interessante fazer a digitalização das informações estudantis para que os arquivos sejam guardados com mais segurança. Para isso, será necessário apenas um computador, um escâner e uma conexão estável de internet.

Os documentos mais antigos também devem passar pelo processo, uma vez que a ação do tempo pode acabar oferecendo o risco de os papéis serem danificados. No entanto, a administração deve verificar quais são os dados que realmente precisam de uma versão impressa, como histórico escolar, atestados médicos, fichas para atendimento aos pais, entre outros.

Assim, é preciso dar uma atenção especial à armazenagem dos dados, por exemplo, utilizando-se da hospedagem na nuvem. Os documentos em formato digital, como boletins e histórico de faltas dos alunos, podem ser compartilhados com os responsáveis por meio de um programa ou software disponível no site da escola.

Devido à importância do setor e seus serviços para a comunidade educativa, entender como organizar a secretaria escolar deve ser tido como prioridade para o gestor. Dessa forma, a instituição de ensino deve optar pelas alternativas que funcionem bem para a sua realidade, realizando as adaptações necessárias para oferecer um trabalho de qualidade.

Agora que você sabe como organizar a secretaria escolar, aproveite para assinar a nossa newsletter e receber nossos conteúdos diretamente em seu e-mail. Até a próxima!